Privacyreglement

Privacy-reglement Anda-zorg

Dienstverlener: Anda-zorg
Kantoor houdende te: Caumerstraat 75, 7467 GJ Kerkrade.
Registratie Kamer van Koophandel te Roermond nummer 60467134:

Dit privacyreglement dient ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met persoonsregistraties, betrekking hebbend op de bemiddeling of het re-integratietraject van cliënten door Anda-zorg.

ALGEMENE BEPALINGEN

1. Begripsbepalingen

1.1 Persoonsgegeven: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon.

1.2 Medische of psychologische gegevens: persoonsgegevens, direct of indirect betrekking
hebbend op de lichamelijke en/of geestelijke gesteldheid van geregistreerden, verzameld door
een beroepsbeoefenaar op het gebied van de (geestelijke) gezondheidszorg in het kader van
zijn beroepsuitoefening.

1.3 Persoonsregistratie: een samenhangende verzameling van op verschillende personen
betrekking hebbende gegevens, waaronder medische of psychologische, voor zover deze in het
kader van de taken van Anda-zorg zijn verzameld.

1.4 Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie: het bekend maken of ter beschikking
stellen van persoonsgegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door
verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.

1.5 Houder van de persoonsregistratie: degene die de zeggenschap heeft over de
persoonsregistratie en verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van het
reglement.

1.6 Geregistreerde: degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie zijn
opgenomen.

1.7 Beheerder van de persoonsregistratie: degene die onder verantwoordelijkheid van de
houder is belast met de dagelijkse zorg voor een gedeelte van de persoonsregistratie.

1.8 Gebruikersbeheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de beheerder van een
persoonsregistratie belast is met het inhoudelijk beheer van een systeemdeel dat onderdeel is
van de betreffende persoonsregistratie.

1.9 Gebruiker van de persoonsregistratie: degene die geautoriseerd is gegevens in de
persoonsregistratie in te voeren en/of te muteren, dan wel van enigerlei uitvoer van de
persoonsregistratie kennis te nemen.

1.10 Registratiekamer: de Registratiekamer, ingesteld bij artikel 37 Wet Persoonsregistraties.

1.11 Klachtencommissie: de door Anda-zorg ingestelde commissie die belast is met de
behandeling van klachten op het gebied van de cliënten.

2. Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op de persoonsregistraties binnen de organisatie Anda-zorg,
uitgezonderd: de personeelsadministratie.

KENMERKEN VAN DE PERSOONSREGISTRATIE

3. Doel van de persoonsregistratie

3.1 De doelstelling van de registratie is ondersteuning van de primaire taken van Anda-zorg, te
weten het uitvoeren van zorg- en dienstverlening ten behoeve van cliënten.

3.2 De houder van de persoonsregistratie zal geen persoonsgegevens in de registratie opnemen
voor andere doeleinden, dan bedoeld in de sub 3.1. genoemde omschrijving. Het gebruik van
opgenomen persoonsgegevens vindt alleen plaats overeenkomstig de bepalingen van dit
reglement.

3.3 De houder van de persoonsregistratie zal niet meer gegevens in de registratie opslaan of
bewaren dan voor het doel van de persoonsregistratie nodig is.

4. Werking van de persoonsregistratie

4.1 De houder van de persoonsregistratie omschrijft de werking van de in artikel 2 genoemde
persoonsregistratie.

4.1.1. Werking van de Registratie Gegevens over de organisatie waarbinnen de
registratie functioneert:
Naam: Anda-zorg
Gevestigd te: Kerkrade
Aard: Zorg, dienstverlening, advies en coaching
Beheerders: directie van Anda-zorg
Bewerkers: consulenten van Anda-zorg
Geregistreerden: personen, die klant zijn of worden bij Anda-zorg

4.1.2 Toegang wordt verleend op basis van algemene toegangsregels, zoals vastgelegd in
artikel 8 van het Privacyreglement.

4.2 De houder is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de persoonsregistratie. Zijn
handelen met betrekking tot de werking van de persoonsregistratie en de verstrekking van
gegevens uit die registratie wordt beperkt door dit reglement. De houder is aansprakelijk voor
eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement.

4.3 De houder bepaalt wie de beheerder(s) is/zijn van de in artikel 2 genoemde persoonsregistratie

4.4 De houder bepaalt wie de bewerker(s) van de persoonsregistratie is/zijn. De houder dient
een bewerker te verplichten dit reglement na te leven. De taken, rechten en verplichtingen van
een bewerker worden door de houder schriftelijk vastgelegd. Een bewerker is
verantwoordelijk voor het goed functioneren van de onder zijn beheer staande faciliteiten. Hij
treft de noodzakelijke maatregelen met betrekking tot de beveiliging van onder andere
apparatuur, programmatuur en de gegevens waarmee de persoonsregistratie wordt gevoerd. De
ter zake getroffen regeling(en) is/zijn bij de desbetreffende bewerker in te zien.

4.5 De houder treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid
van de opgenomen gegevens en draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en
organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van
de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Gelijke
plicht rust op de bewerker voor het geheel of het gedeelte van de faciliteiten, dat hij onder zich
heeft.

5. Opgenomen gegevens

In de registratie worden de volgende gegevens geregistreerd:

5.1 Persoons- en identificatiegegevens: naam, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, adres,
woonplaats, telefoonnummer(s), emailadres identificatienummer, burgerservice-nummer,
burgerlijke staat, nationaliteit, religie (facultatief), opleidingsgegevens (historisch),
geografische mobiliteit, competentieprofiel en gedragskenmerken.

5.2 Financiële en administratieve gegevens: uitkeringsinstantie of bedrijf/instelling,
behandelend consulent uitkeringsinstantie, contactadres, soort uitkering, schuldsanering,
salarisindicatie, intakedatum of bezoekdatum, -tijd, en -duur, verslaglegging,
overdrachtgegevens.

5.3 Medische gegevens (facultatief): mate van arbeidsongeschiktheid binnen de WAO,
onderzoek- en diagnosegegevens, therapie- en behandelgegevens, complicaties,
ontslaggegevens.

5.4 Opleidingsgegevens (facultatief): soort opleiding of training, incl. kosten en duur,
opleidingsinstituut, resultaten, voortgangscontrole en specifieke afspraken.

RECHTEN VAN GEREGISTREERDEN EN GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

6. Kennisgeving
De houder zal door middel van een algemene kennisgeving het bestaan van de registratie en van dit
reglement vermelden, alsmede daarin aangeven op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en nadere informatie ter zake kan worden ingewonnen.

7. Verstrekking van gegevens

7.1 Tenzij zulks geschiedt ter uitvoering van een wettelijke bepaling of het een geval betreft
als genoemd in de leden 2, 3, of 4 is voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden de
gerichte toestemming van de geregistreerde vereist. Indien verstrekking buiten de doelstelling
van de registratie valt, dient die toestemming schriftelijk verleend te worden.

7.2 Binnen het bedrijf kunnen zonder toestemming van de geregistreerde persoonsgegevens
worden verstrekt, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk, aan:
- degenen, die betrokken zijn bij het actuele zorg- en/of dienstverlening van de geregistreerde,
- aan personen wier taak het is de zorg/begeleiding te controleren en te toetsen en die bevoegd zijn van de persoonsgegevens kennis te nemen.

7.3 Buiten de tussenkomst van de houder van de persoonsregistratie kunnen zonder
toestemming van de geregistreerde persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun
taakuitoefening noodzakelijk aan degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de zorg en/of dienstverlening van de cliënt.

7.4 Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd, dat zij redelijkerwijs niet tot de
individuele persoon herleidbaar zijn, kan de houder beslissen deze te verstrekken ten behoeve
van doeleinden die verenigbaar zijn met het doel van de registratie.

8. Toegang tot persoonsgegevens

8.1 Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben alleen de
beroepsbeoefenaren binnen Anda-zorg toegang tot de persoonsgegevens, voor zover dit
noodzakelijk is voor het uitoefenen van hun functie.

8.2 De houder heeft als zodanig geen toegang tot de geregistreerde persoonsgegevens, tenzij
dit noodzakelijk is in verband met zijn algemene verantwoordelijkheid als houder.

9. Inzage en afschrift van de opgenomen gegevens

9.1 De geregistreerde heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking
hebbende geregistreerde gegevens.

9.2 De gevraagde inzage en/of het verstrekken van het gevraagde afschrift zal zo spoedig
mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken plaats vinden. Gegevens van anderen dan de
geregistreerde in het dossier, kunnen worden afgeschermd.

9.3 Voor de verstrekking van een afschrift kan een redelijke vergoeding in rekening worden
gebracht.

10. Aanvulling, correctie of vernietiging van opgenomen persoonsgegevens

10.1 Desgevraagd worden de in een dossier opgenomen gegevens aangevuld met een door de
geregistreerde afgegeven verklaring met betrekking tot deze gegevens.

10.2 De geregistreerde kan de houder verzoeken om correctie van op hem betrekking
hebbende gegevens, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of
niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift, in de registratie
voorkomen.

10.3 De geregistreerde kan de houder schriftelijk verzoeken om vernietiging van tot zijn
persoon herleidbare gegevens.

10.4 De houder deelt zijn beslissing binnen acht weken na ontvangst van het verzoek tot
correctie of vernietiging schriftelijk aan de geregistreerde mee. Een weigering is met redenen
omkleed.

10.5 De houder draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt
uitgevoerd.

10.6 De houder vernietigt de gegevens binnen dertien weken na een daartoe schriftelijk
verzoek van de geregistreerde, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van
aanmerkelijk belang is voor een ander dan de geregistreerde, alsmede voor zover bewaring op
grond van een wettelijk voorschrift vereist is, dan wel voor zover de houder jegens de
financier van de verleende zorg en/of dienstverlening tot bewaring gehouden is of indien ter zake van die zorg en/of dienstverlening een geschil aanhangig is gemaakt of dreigt te worden gemaakt.

11. Bewaartermijnen

11.1 Met inachtneming van de vigerende wettelijke voorschriften stelt de houder vast hoe lang
de in de registratie opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. De bewaartermijn is
maximaal vijf jaren, te rekenen vanaf de beëindiging van het zorg en/of dienstverlening door
Anda-zorg.

11.2 Indien de bewaartermijn is verstreken worden de betreffende persoonsgegevens zo
mogelijk uit de registratie verwijderd en vernietigd. Vernietiging blijft evenwel achterwege
wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een
ander dan de geregistreerde, of indien daarover tussen de geregistreerde en de
beroepsbeoefenaar overeenstemming bestaat. Indien de betreffende gegevens zodanig zijn
bewerkt, dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in
geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

12. Overdracht van opgenomen persoonsgegevens

De geregistreerde heeft het recht op hem betrekking hebbende gegevens te doen overdragen aan een andere, door hem aan te wijzen houder. Daartoe dient hij een schriftelijk verzoek in bij de houder. De inwilliging van dit verzoek kan slechts worden geweigerd op grond van een wettelijk voorschrift dan
wel worden opgeschort voor zover de houder jegens de financier van de verleende zorg en/of dienstverlening tot bewaring gehouden is of indien ter zake van die zorg en/of dienstverlening een geschil aanhangig is gemaakt of dreigt te worden gemaakt.

13. Klachten

13.1 Indien de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden
nageleefd of andere reden heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de houder van de
registratie.

13.2 Indien dit voor de geregistreerde niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat kan de
geregistreerde zich tot de Registratiekamer wenden met het verzoek te bemiddelen of te
adviseren in zijn geschil met de houder. Dit dient te geschieden binnen een termijn van acht
weken na ontvangst van het antwoord van de houder of, indien de houder niet binnen de
gestelde termijn heeft geantwoord, binnen acht weken na afloop van die termijn. Een en ander
laat onverlet de mogelijkheid een beroep te doen op de rechter waarvoor dezelfde termijn geldt
als voor het inschakelen van de Registratiekamer.

14. Toepasselijkheid

Met betrekking tot de dienstverlening verklaart Anda-zorg, vertegenwoordigd door I. Haberland, dat
deze privacyregeling van toepassing is op alle werkzaamheden die door of namens Anda-zorg worden
uitgevoerd..
 

Kerkrade  maart 2014